Slouží pro konverzi textového souboru do evidence docházky, vedené v Excelu.
Obsluha
Nejprve si uložte soubor se vstupním TXT souborem do umístění, kde jej chcete mít. Pokud zvolíte ukládání výstupního souboru MS Excel, potom se umístí do stejného umístění a se stejným jménem, pouze bude mít příponu xlsx.
Doplněk se spouští z menu Doplňky kliknutím na název Venbos import čipu.
Běžné použití
Pokud je již doplněk nastaven, stačí stisknout tlačítko Načíst a soubor se zkontroluje, vytvoří (případně otevře).
Popis výstupního souboru
Ve výstupním XLS souboru je zobrazen výjezd z chipu za jednotlivé měsíce v tomto tvaru:
Soubor je tedy organizován tak, že na jednotlivých záložkách jsou staré měsíce – při každém běhu programu je přidána záložka s aktuálně zpracovávaným měsícem. V záhlaví je ve sloupci D vypočten součet všech hodin za měsíc.
Vzhledem k tomu, že ve výjezdu čipu není evidován příchod a odchod, ale pouze evidence „průchodu“ zaměstnance, stává se (pokud zapomene při příchodu či odchodu „píchnout“), že v jednom dni je více příchodů či odchodů a že jich může být dokonce i lichý počet. Protože automaticky by bylo velmi složité odhalit, kde se stala chyba, jsou tyto údaje uváděny tak, že je vždy první čas daného dne brán jako příchod, druhý jako odchod. Pokud odchod není, hodiny se nevyplní. Pokud je příchodů a odchodů více, jsou informace o časech zapsány do sloupce F.
Proč minuty ve sloupci D neodpovídají rozdílu minut Do – OD?
Jednoduše proto, že to nejsou minuty. Evidence byla vytvořena proto, aby výstupem byl součet hodin docházky. Proto ve sloupci D je rozdíl časů převeden a zaokrouhlen na setiny hodiny. Pro potřeby mzdové agendy se vše počítá v hodinách, nikoliv v minutách.
Ruční opravy souboru
Soubor je možno (vhodné) ručně opravovat – tedy pokud změníte čas příchodu či odchodu, tak se automaticky změní i počet hodin v daném dni. Pokud nebyl příchod či odchod vyplněn, tak v daném řádku není uveden vzoreček na výpočet rozdílu časových údajů. Je možné jej tam doplnit buď tak, že klikneme na údaj nad volným řádkem (na obrázku tedy např. D7) a potáhneme na buňku D8 a stiskneme klávesu CTRL-D. Tím se vzoreček správně vyplní. Je pochopitelně možné jej tam zapsat ručně (pro výše uvedený obrázek by se do buňky D8 napsal vzoreček =(C8-B8)*24 .
První spuštění – popis možností
Po spuštění se objeví dialog docházky, kde je při prvním spuštění zapotřebí vybrat výše zvolené umístění. Cestu k souboru je možné buď nakopírovat, nebo vybrat v dialogu:
Nyní již stačí zvolit způsob zpracování. Nejčastější zřejmě bude toto nastavení:
Znamená to, že ze vstupního souboru zpracujeme pouze minulý měsíc (většinou se docházka dělá počátkem měsíce). V závorce je pro jistotu uvedeno, který měsíc bude zpracován. Pokud volba není zaškrtnuta, potom se zpracuje celý soubor, což ale vede k přepsání dříve existujících ručních úprav.
Pokud nezaškrtneme Uložit do … tak bude soubor pouze zpracován a zobrazen na obrazovce. Uložení potom musíme udělat ručně z Excelu.
Pokud zaškrtneme Po zpracování zavřít výstupní soubor, potom soubor zůstane otevřen na obrazovce a můžeme s ním rovnou pracovat.